会社の電話が鳴った!!3コール以内に出れば良い?
カテゴリ「会社 ビジネス電話」
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電話対応のマナーは重要です。
その気があろうとなかろうと、
受話器を取ったなら、
あなたは会社の代表として
見られています。
電話は相手の顔が見えない、
声だけのコミュニケーションツールです。
あなたの話し方ひとつで、
会社にとって迷惑になったり、
逆に会社のイメージが良くなったりします。
適切な振る舞いを覚え、
社会人として恥ずかしくない
電話対応をしましょう。
例えば
「呼び出し音は
3コール以内に出れば良い?」
や
「電話をメモする時、
何を記録する?」
「電話を切る時にやりがちな失礼行為」
など、
今回はそんな気になる
電話対応方法についてまとめました。
3コール以内に出れば良い?
呼び出し音は3コール
鳴るまでに出る!!
これはホントです。
電話がかかってきたら、
相手を待たせてはいけません。
すぐに出るようにしましょう。
3回以上鳴ってから
電話を取った場合は、
「お待たせしました」
と相手に待たせたことを
お詫びしましょう。
また、何か別の作業をしながら
電話に出てはいけません。
電話対応する態度というものは、
たとえ見えなくても相手に
伝わってしまうものです。
不誠実な印象を与えかねませんし、
相手の話を聞き逃す原因にもなります。
作業をしていた場合、
一度中断してから
電話に出るようにしましょう。
電話に出る時の言葉使い
まず、明るい声で
元気良く電話に出ましょう!
明るくはっきりとした声の方が
相手の印象が良くなります。
コツとしては、
いつもより声のトーンを高めにする
と上手くいきます。
逆に口ごもりながら話すと、
相手は何を言っているのか
聞き取れないのでやめましょう。
さらに、
クッション言葉を使う
のも大事でしょう。
クッション言葉とは、
相手に不快感を与えないように
言葉の前に入れて使用する言葉で、
コミュニケーションを円滑にします。
「恐れ入りますが」
「お手数をおかけしますが」
「申し上げにくいのですが」
がクッション言葉です。
思いやりの心を持って電話対応をしましょう。
電話のメモは何を記録すれば良い?
電話が鳴ったと焦らず、
必要な物があります。
それは、
常にメモを取れる
ようにしておくことです。
通話中にメモが必要になった時、
手元にメモ用紙がないと
相手を待たせることになります。
常にペンとメモを
準備しておくようにしましょう。
当然、メモを取るとき
は丁寧な字で書き、
後で見直しても
わかる字を書きましょう。
担当者が不在でメモを取る場合は、
①電話がかかってきた日時
②誰からかかってきた電話か
③相手の連絡先
④用件
⑤電話対応した自分の名前
を書きます。
メモを取った内容は相手に復唱して
確認することを心がけましょう。
例えメモがあったとしても、
その内容を口頭でも説明すると
確実に担当者に伝えることができます。
電話を切る時にやりがちな失礼行為
電話はかけた方が
先に切るのがマナーです。
相手が先に電話を切る場合、
電話が切れたことを確認してから
受話器を静かに置きます。
意外にもこれを
ミスして不快な思いをさせてしまう
ことが多い様です。
くれぐれも受話器を勢い良く
叩きつけることの
ないようにしましょう。
周りがびっくりしてしまいます。
以上のようなことに気をつけて、
電話対応することを心がけましょう。
この記事の監修者
- 年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった!ためになった!」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。
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