敬称の無いビジネスメールで失敗続出！？あなたもやってるかも？
カテゴリ「会社 ビジネスメール」
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メールでの失敗は
過去にたくさんの方がしています。
例えばこんな
ほんとにあった怖い話
があります。
メールで敬称がない！
敬称とはいわゆる
～部長
～様
のことです。
つまり偉い人に呼び捨て。
そんなミスするわけないだろ！
と思う方が多いはず。
しかし、
これには意外な理由があり、
あなたも明日は我が身です。
今回はそんなほんとにあった
メールの失敗例から
学んでいきたいと思います。
メールに敬称をつけ忘れた理由とは？
敬称は必ず付けましょう。
こう書くと、
何を馬鹿なことを言っているのかと、
お叱りを受けそうですが
このような失敗例がありました。
それは
メール送信時の宛先部分。
ここが呼び捨てになっている
場合が多いのです。
普通は宛先欄には
相手のメールアドレスを入力します。
この際、
コピペで相手のメールアドレスのみ
を入力すれば問題無しです。
けれど、
アドレス帳に登録してあるものを
引っ張ってきたりすると、
敬称略になってしまう場合があります。
このミスを防ぐには、
アドレス帳からの引用の際は
必ず宛先欄を再確認することです。
似た事例で、
差出人欄の名前が
メールアドレスだけになっていたり、
ローマ字で書かれていたりすると、
一見誰の発信かわからない
という場合が多々あります。
忙しいのは発信者だけでなく、
相手も同じこと。
相手を思いやる気持ちを
忘れない様にしましょう。
怒りたい時の大人な神対応メールとは？
社会人になってもついつい
感情的になる時があると思います。
しかし、
感情的になっても
良い見返りはあまりありません。
感情的な文面になっていないか、
発信前に誤字脱字とは別に
この観点から読み返しましょう。
もちろん、
部下などにわざと怒って
見せるということは
あるかもしれません。
ですが部外者となると話は別です。
例えば、相手方から
「やらせてください」
と言ってきた仕事。
納期が明日というのに、
何も連絡が来ません。
ここで
「あなたは納期も守れないのですか？」
「社会人としての常識がないです」
などと送ってしまいがちです。
しかしここは大人の神対応。
連絡のないことに怒るのではなく、
「誠実そうなご対応だっただけに残念です」
責めるのではなく、
「何かお困りでしたら、ご助力させて下さい」
などともっていけば、
相手に不快な思いをさせない
大人な対応となります。
商品感想を言う時の神対応メールは？
感想を求められたら、
どう答えよう。
素直に欠点をあげつらっては
反感を買ってしまいますし、
かと言って無難に当たりさわりのない
意見に終始しては、
コメント力を疑われます。
こういう時は、
相手が欠点を知りたいのか？
長所を探してほしいのか？
アドバイスを欲しているのか？
よく吟味して、
それに合った感想を述べる様にします。
応答例を書きますので、
参考にしてみてください。
先日は商品見本をご送付頂き、
有難うございます。
デザイン的には申し分ないかと存じます。
ただ、
持ち手の部分につきましては、
もう少し工夫の余地が
あるかもしれません。
私見ですが。
また気付いた点がございましたら、
ご報告させていたただきます。
取り急ぎご免ください。
ゆとり世代が生んだ最悪な失礼メールとは？
ゆとり世代という言葉がでてくる
こんな時代。
とんでもないメールを送ってしまう
若者が続出しているようです。
冒頭に
「お世話になっております」
などの挨拶のないメール
平気で送る若者が増えています。
親しい友人に送るメールなら
四の五の言いませんが、
組織を背負って出す文面に
挨拶がないということは考えられません。
さらに欠席連絡の際、
会社へ電話すると思います。
この欠席をメールで連絡するという
若者が続出。。。。
これもマナー違反となります。
これに輪をかけて、なんと
退職届をライン、メールで送る
若者が増えてきました。
それなりの紙面に記名、捺印して
提出するのが常識です。
この記事の監修者
- 年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった！ためになった！」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。
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