ミスしない!「急ぎ&重要」メールの4つのチェック項目とは?
カテゴリ「会社 ビジネスメール」
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メールは紙の文書とは違って、
時候の挨拶や頭語、結語は
省略しても問題ありません。
メールは通常よりも
手軽な意思伝達手段ですが、
いくら手軽といっても
マナーをないがしろにしてはいけません。
特に
急ぎのメール、重要なメール
ほどこういった
マナーは大切になります。
以下にメール文の
書き方、注意点をまとめました。
「急ぎ&重要」メールの注意点「件名」
メールを受け取った相手が
最初に確認するのは
「件名」
です。
趣旨が良くわからないメール
は迷惑メールと判断され、
相手に削除されてしまう
かもしれません。
そうならないように、
メールの件名は簡潔に書きましょう。
長すぎる件名はメールソフトに
末尾が表示されず、
相手に内容が
伝わらなくなってしまいます。
件名の文字数は
大体20文字以内に
収めると良いでしょう。
特に
急ぎのメールや重要なメールには、
件名の頭に
【至急】
【重要】
などと付け加えると
わかりやすくなります。
ただし、
使用するのは本当に
重要な場合だけに留めましょう。
「急ぎ&重要」メールの注意点「構成」
メール文の構成は
①相手の宛名
②簡単な挨拶
③自分の名前
④本文
⑤締めの挨拶
⑥署名
といった順に書いていきます。
時候の挨拶などは不要ですが、
「お世話になっております」
といった
簡単な挨拶は書きましょう。
自分の名前ですが、
ビジネスメールでは
ハンドルネーム、ニックネーム
を使用してはいけません。
「急ぎ&重要」メールの注意点「本文」
結論を最初に持ってくると
わかりやすい文面になります。
流れとしては
①結論
②理由
③詳細
の順に書くと、
意図がはっきりと伝えられます。
また、
1行の文章を改行せずに
長く書いてはいけません。
長い文章は
相手のメールソフトによって、
意図しない位置で
改行される場合があり、
読みにくくなってしまう恐れがあります。
1行の文字数は35文字前後
で改行すると良いでしょう。
また、
約4行ごとに空白行を挿入
すると見やすくなります。
「急ぎ&重要」メールの注意点「文字」
相手とのやり取りをしていくにつれて、
「Re:」
がどんどん重なって
見苦しくなります。
読みやすい件名に
書き換えるようにしましょう。
また、
「半角カタカナ」
「機種依存文字」
を使用すると、
相手の環境によっては
入力した文字が意味を持たない
記号やアルファベットに置き換わる
「文字化け」
が起こる可能性があります。
相手の環境が分からない場合は、
この2つの文字
は使用しないようにしましょう。
このような点に気をつけて
メール文を作成しましょう。
この記事の監修者
- 年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった!ためになった!」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。
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