ミスしない!「急ぎ&重要」メールの4つのチェック項目とは?

2016.05.13
2018.08.11

カテゴリ「会社 ビジネスメール

この記事を読むのに必要な時間は約 4 分です。

メールは紙の文書とは違って、

時候の挨拶や頭語、結語は

省略しても問題ありません。

 

メールは通常よりも

手軽な意思伝達手段ですが、

いくら手軽といっても

マナーをないがしろにしてはいけません。

 

特に

急ぎのメール、重要なメール

ほどこういった

マナーは大切になります。

 

以下にメール文の

書き方、注意点をまとめました。
 

「急ぎ&重要」メールの注意点「件名」


 
メールを受け取った相手が

最初に確認するのは

「件名」

です。

 

趣旨が良くわからないメール

は迷惑メールと判断され、

相手に削除されてしまう

かもしれません。

 

そうならないように、

メールの件名は簡潔に書きましょう。

 

長すぎる件名はメールソフトに

末尾が表示されず、

相手に内容が

伝わらなくなってしまいます。

 

件名の文字数は

大体20文字以内に

収めると良いでしょう。

 

特に

急ぎのメールや重要なメールには、

件名の頭に

【至急】

【重要】

などと付け加えると

わかりやすくなります。

 

ただし、

使用するのは本当に

重要な場合だけに留めましょう。
 

「急ぎ&重要」メールの注意点「構成」


 
メール文の構成は

①相手の宛名

②簡単な挨拶

③自分の名前

④本文

⑤締めの挨拶

⑥署名

といった順に書いていきます。

 

時候の挨拶などは不要ですが、

「お世話になっております」

といった

簡単な挨拶は書きましょう。

 

自分の名前ですが、

ビジネスメールでは

ハンドルネーム、ニックネーム

を使用してはいけません。
 

「急ぎ&重要」メールの注意点「本文」


 
結論を最初に持ってくると

わかりやすい文面になります。

 

流れとしては

①結論

②理由

③詳細

の順に書くと、

意図がはっきりと伝えられます。

 

また、

1行の文章を改行せずに

長く書いてはいけません。

 

長い文章は

相手のメールソフトによって、

意図しない位置で

改行される場合があり、

読みにくくなってしまう恐れがあります。

 

1行の文字数は35文字前後

で改行すると良いでしょう。

 

また、

約4行ごとに空白行を挿入

すると見やすくなります。
 

「急ぎ&重要」メールの注意点「文字」


 
相手とのやり取りをしていくにつれて、

「Re:」

がどんどん重なって

見苦しくなります。

 

読みやすい件名に

書き換えるようにしましょう。

 

また、

「半角カタカナ」

「機種依存文字」

を使用すると、

相手の環境によっては

入力した文字が意味を持たない

記号やアルファベットに置き換わる

「文字化け」

が起こる可能性があります。

 

相手の環境が分からない場合は、

この2つの文字

は使用しないようにしましょう。

 

このような点に気をつけて

メール文を作成しましょう。
 

この記事の監修者

ミツキ
ミツキ
年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった!ためになった!」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。

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