メール件名の文字数は何文字以内?本文の横幅は?
カテゴリ「会社 ビジネスメール」
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この頃、インターネットや
スマートフォンが普及してきて、
私達の生活にかかせないもの
となってきました。
そこで、
ビジネスにおいて
メールを利用するには
当たり前となっています。
今回はそんなメールを
見やすくするべく、
件名や本文は
何文字以内にすれば良いか
などの疑問についてまとめました。
件名は何文字以内?
件名は相手は
一番最初に見る箇所なので、
短く具体的に
書くことが大切です。
件名が長すぎると、
受信リストに表示される時
末尾が見えなくなって、
肝心な内容が
伝えられなくなります。
件名の文字数は
「20文字以内」
までが良いと言われています。
もしも
件名に困ってしまったら、
先に本文を書き、
書き終えたところで
文章全体を見渡せば、
おのずとメールの要点が
分かってきます。
その要点を短くまとめて、
件名に書くと良いでしょう。
本文の横幅は何文字以内?
横幅にも気をつけましょう。
メールでは、
「35文字程度の長さ」
で改行を入れるのが基本です。
35文字以上長くなると
どうなるのでしょうか？
送信側の自動改行と
受信側の表示限界で
開業位置がずれて、
とても読みにくい文面に
なってしまいます。
35文字程度にしておくと、
引用符がついて
字数が増えても
表示限界の40文字を
超えることはありません。
モニター上の文字を追い続けると、
目が疲れてしまいます。
少しでも目を疲れさせない為に、
適切な改行を入れるようにしましょう。
例えば、
①タイトルと本文の間
②起承転結の節目
などです。
その他でも2から4行おきに
話が変わるところで
改行すると良いでしょう。
簡単に見やすいメールに変える方法は？
相手に分かりやすいメール
ってどんなのでしょう？
相手に何かを
伝える時の大原則として、
「5W1H」
があります。
それは何かというと、
WHEN（いつ）
WHERE（どこで）
WHO（誰が、誰に）
WHAT（何を）
WHY（なぜ、どうして）
HOW（どのように）
です。
要件が複数あるときには、
見出しに「○●◎■□」などの記号、
区切りに罫線をつかうことで
メール全体にメリハリを
つけることができ、
読みやすくできます。
以上がメールを送る時の
基本的なマナーです。
上記のことに気をつけながら
メールを使用していくと、
ビジネスやなどで
通用するメールを送信して下さい。
この記事の監修者
- 年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった！ためになった！」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。
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