ビジネスメール宛先「CC、BCC」の使い方を間違う人が意外と多い！
カテゴリ「会社 ビジネスメール」
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仕事のやり取りでメールを使うことは
当たり前になっています。
手軽に送信できまする
ビジネスメールですが、
ビジネスで使用する際は
当然マナーに気をつける必要があります。
プライベートのメールを送る
感覚で出してはいけません。
それに普段は使いませんが、会社では
「宛先のCCとBCCの違い」
「HTML形式とテキスト形式の違い」
等も理解して使う必要があります。
今回はそんなビジネスメールの
使い方についてまとめました。
ビジネスメールの宛先「CCとBCCの違い」とは？
送信相手のメールアドレスは、
宛先欄の他にCC蘭、BCC欄
にも入力できます。
では、まずCC蘭から説明します。
CCは
Carbon Copy（カーボンコピー）
の略で、「複写」という意味です。
CC欄にアドレスを入力すると、
宛先欄に書いたアドレスと
同じ内容のメールが、
CC欄で入力したアドレス
にも送信されます。
CCは、宛先の人以外にも
メールの内容を確認しておいて
ほしい人に送る場合に使用します。
注意する点として、
CCに入力したアドレスは
メールを送った全員に知られてしまいます。
メールアドレスも大切な個人情報です。
各々が面識のない人同士だった場合、
CCを使わないようにしましょう。
また、
CC欄に入力した
アドレス宛ての人の名前は、
本文の中に記載しておきます。
誰にメールが
送られているのかがわかると、
トラブル防止にも役立ちます。
次にBCC蘭の説明をします。
BCCはB
lind Carbon Copy
（ブラインドカーボンコピー）
の略です。
こちらもCCと同じく、
宛先のアドレスの他に
BCC欄に入力したアドレスにも
同じ内容のメールを送信します。
ただし、
BCCに入力したアドレスは、
メールを受け取った相手には
表示されません。
その点がCCとは違う部分です。
まとめると、
宛先蘭：一番送りたい相手
CC蘭：アドレスは表示して、
内容を共有して欲しい相手
BCC蘭：アドレスは表示せず、
内容を共有して欲しい相手
となりますので
間違えないようにしましょう。
では、肝心の本文にも
注意点があるので見ていきましょう。
件名、本文、署名の書き方は？
宛先が終わったらまずは件名です、
件名は一目でどんな用件か
わかるようなものにしましょう。
これは本文にも言えることですが、
ビジネスメールでは
冗長な文章は嫌われます。
簡潔に言いたいことを
伝えるのがマナーです。
本文には、
まず宛名を書きます。
相手の会社名、部署名、担当者名
の順番にします。
次に簡単な挨拶と
自分の名前、会社名を名乗ります。
メールには時候の挨拶はいりません。
メールの内容は結論から書くと、
意図が明確になります。
わかりやすく用件を伝えましょう。
本文の最後は簡単な挨拶で結びます。
メールを読みやすくするために、
文章は３５文字前後で改行します。
また、
文章の切れが良い部分ごとに
空白を１行入れます。
メールの末尾には署名を入れます。
社外へのメールの場合、
署名には会社・部署名、
自分の名前、住所、電話番号、
メールアドレス、会社のサイトURL
などを記入します。
社内メールの場合、
会社名、住所、電話番号
といったものは不要です。
代わりに内線番号を記入して、
連絡を取りやすい署名にしましょう。
HTML形式とテキスト形式どっちを使う？
メールには
HTML形式とテキスト形式
があります。
これらは何が違うのでしょうか？
基本的には同じですが、
HTML形式の方が文字に装飾をしたり、
画像ファイルを本文中に
表示したりできます。
しかし、
セキュリティ上の観点から、
ビジネスメールは
HTML形式ではなく
テキスト形式で作成します。
普段意外と気にせず
使っているかもしれませんが、
会社のパソコンで使用する時には
特に注意したいところですね。
この記事の監修者
- 年間300冊の本を読む「読女」です。皆さんから「分かりやすかった！ためになった！」などのコメントを多く頂き、喜んでいる単純な娘です。
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